Gestire un ufficio, sia esso di grandi o di piccole dimensioni, non è sicuramente semplice: la pianificazione delle attività lavorative e delle risorse umane in molti casi risulta impossibile se affidate a un solo responsabile.
Tale condizione induce coloro che gestiscono un ufficio nel pianificare costi e spese periodiche del comparto cancelleria, passando dalla stampa all’acquisto di tutti gli strumenti necessari per il lavoro.
Tema interessante è quello delle stampanti in ufficio: alcuni dipendenti consumano più di altri, ma è molto difficile analizzarne le informazioni reali.
Nelle prossime righe esamineremo la stampa in ufficio e i suoi costi, dando rilevanza a come scoprire chi stampa di più all’interno del contesto lavorativo, consumando grandi quantità di inchiostro delle cartucce e dei toner.
Software dedicati al controllo di stampa
Forse non sei a conoscenza del fatto che esistono software dedicati al controllo stampa, cioè dei programmi installati sui computer aziendali, che hanno lo scopo di monitorare quante stampe vengono effettuate e da quale periferica.
Oltre al monitoraggio della stampa in sé, un software di questo tipo fornisce informazioni anche per quanto riguarda data, ora, numero di copie, stampante e computer utilizzato per stampare.
Sebbene anche Windows 10, grazie alla funzione Visualizzatore eventi, possa fornire dei dati cronologici della stampa, un software dedicato garantisce maggiori funzionalità e precisione nelle informazioni.
I vantaggi di un software per il controllo di stampa
L’impiego di un software per il controllo delle stampe nel tuo ufficio può offrirti diversi vantaggi, vediamo i più rilevanti.
- Calcolare i costi di stampa: il monitoraggio puntuale del numero di stampe effettuate e di chi le sta stampando incide in modo significativo sui costi mensili. Grazie alla periodicità dei documenti stampati, è possibile pianificare e calcolare i costi nel corso del tempo, gestendo al meglio quelle che sono le spese in entrata e in uscita. Ogni dipendente avrà il quadro preciso di quelli che sono i costi delle proprie stampe e potrà adattarsi alle necessità dell’ufficio.
- Sprechi: il controllo delle stampe in ufficio induce risorse umane e responsabili nell’ottimizzare i consumi. Risulta evidente come le informazioni inerenti alle stampe possano mettere in evidenza quelli che usualmente sono gli sprechi all’interno di un ufficio, limitandone in questo modo i flussi di stampa a seconda delle necessità. Per ogni azienda è essenziale non avere sprechi sul medi-lungo termine, tale componente inciderebbe sui guadagni a fine anno.
- Efficienza di stampa: non tutte le stampanti consumano, sia energeticamente che nell’inchiostro, le stesse quantità. Analizzando, attraverso un software dedicato, chi stampa e con quale stampante è possibile identificare i dispositivi elettronici con un consumo maggiore di risorse. In molti casi un ufficio dispone di diverse stampanti, con formati e caratteristiche diverse; monitorarne i consumi e le prestazioni incrementa notevolmente la loro efficienza e riduce i costi complessivi.
- Automatizzazione: esaminare personalmente risorse umane, stampanti e i loro consumi non è sicuramente alla portata di tutti, il tempo richiesto in questo caso è sicuramente superiore al beneficio ricavato. Grazie a un software di controllo, ciò può avvenire automaticamente, selezionando non solo le informazioni più rilevanti, ma gestendo anche tutte quelle fasi di smaltimento dei toner finiti e dell’acquisto preventivo di fogli e materiale in esaurimento.
- Digitale: non tutti i contesti lavorativi necessitano di tantissime stampe, in molti casi si è indotti a stampare anche documenti non necessari per il reale avanzamento del lavoro. Attraverso un programma di controllo stampe si è indotti a utilizzare maggiormente le stampe digitali, salvando sui propri dispositivi elettronici i documenti pronti all’uso. Tale vantaggio risulta rilevante non solo per una maggiore salvaguardia del pianeta, ma anche per una riduzione drastica dei costi di cancelleria e della manutenzione delle stampanti utilizzate costantemente.
Risparmia con prodotti dedicati
Il controllo delle stampe in ufficio, sebbene sia ormai una componente rilevante per ottenere dei risultati, necessita comunque di cartucce e toner di livello per ottenere il massimo e la minima spesa.
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Conclusioni
La scelta di utilizzare un software per il controllo di stampa è al giorno d’oggi quasi una necessità. La gestione dei dipendenti e di tutte le attività di cancelleria è tecnicamente impossibile da soli: grazie a un software automatizzato e su misura dell’azienda potrai controllare e pianificare al meglio costi e produzione.