Grazie allo scanner è possibile rendere in formato digitale tutti i documenti impilati sulle scrivanie.
I vantaggi della scansione documenti sono ovvi: meno scartoffie e più ordine, per non parlare del fatto che la ricerca è molto più semplice e immediata. Per salvare i documenti è possibile ricorrere a diverse applicazioni già comprese all’interno delle dotazioni Windows o del Mac e non mancano neppure le applicazioni di software terzi per salvare in maniera più accessibile i file.
Anche se non si è dei geni dell’informatica, queste operazioni, una volta imparate, sono semplici da eseguire e consentono di ottimizzare tempi, spazio e lavoro.
Ti interessa capire come scannerizzare un documento sfruttando le funzioni incluse nel tuo pc e nella tua stampante? Oppure preferisci un metodo per scannerizzare documenti più creativo e articolato?
Ecco tutte le opzioni disponibili!
Come si scannerizza un documento: azioni preliminari
Prima di procedere alla scannerizzazione, è importante controllare lo stato dei fogli da scannerizzare.
Una piega di troppo, qualche briciola o uno strappo potrebbe compromettere il risultato. Per questo motivo, assicurati di aver appiattito per bene il foglio da scannerizzare, e che esso sia pulito e che non ci siano fogli attaccati non fissati correttamente.
Inoltre, assicurati di aver rimosso punti metallici e graffette, in maniera tale da non rovinare o graffiare lo scanner, andando così a danneggiare irrimediabilmente anche tutte le future scannerizzazioni.
Infine, un altro punto molto importante è la qualità finale della scannerizzazione. Ricorda che per un documento standard la qualità perfetta è quella di 300 dpi. In caso, invece, essa contenga immagini e grafici, allora assicurati di aver aumentato la qualità a 600 dpi.
Ovviamente, più è alto il valore dei dpi, più aumenta la dimensione e lo spazio che occupa il file.
Ma vediamo adesso come scannerizzare un foglio per ogni singolo sistema operativo e quali formati scegliere per la digitalizzazione documenti!
Come scansionare un documento: scansione e salvataggio su Windows
Se stai utilizzando un pc Windows, il modo più pratico e intuitivo per salvare i documenti è quello di utilizzare il tool “Fax e Scanner“, già preinstallato nel sistema operativo.
Per trovare tale voce, ti basta cercare nel menù start l’app “impostazioni“. Qui dovrai cliccare su “dispositivi” e successivamente su “stampanti o scanner“. In alternativa, puoi ricercare direttamente la voce stampanti e scanner nell’apposita barra di ricerca Windows.
L’operazione richiede giusto pochi minuti perché basta inserire il foglio da digitalizzare all’interno dello scanner e procedere poi alla scansione attraverso l’apposito tasto presente nel menù iniziale.
Nella sezione scanner verrà indicato il dispositivo per la scansione utilizzato; se ne possiedi più di uno connesso al pc, basta selezionare quello che preferisci.
Una volta acquisita l’anteprima, si possono modificare alcuni parametri come il formato in cui viene salvato il file, il colore etc. Premendo “Digitalizza” e salvando il file sul pc con il nome, sarà poi possibile ritrovarlo, magari creando apposite cartelle ad hoc in relazione alla tipologia del documento.
Ricorda: se hai bisogno di sapere come fare la scannerizzazione con una marca specifica di stampante, puoi dare un’occhiata ai nostri articoli “Come scannerizzare i documenti con una stampante Epson” e “Come scannerizzare i documenti con una stampante Hp“.
Scansione e salvataggio su Mac
Anche il launching Mac dispone di un tool specifico per l’acquisizione delle immagini da scanner: si tratta di “Acquisizione immagine“.
Per effettuare la digitalizzazione è sufficiente aprire l’applicazione dal lunchpad, si può lanciare anche mediante Siri in maniera più facile e immediata. A questo punto, accendere lo scanner o il dispositivo con scanner integrato e procedere alla digitalizzazione del proprio documento.
Attraverso Mostra dettagli o Anteprima si può procedere alla modifica dello stesso e, dunque, salvarlo all’interno della cartella desiderata.
Come scannerizzare con uno smartphone
Per digitalizzare e tenere in ordine i documenti si possono utilizzare delle app terze rispetto al sistema operativo, che consentono di ottenere maggiori accessori o tool per salvare i file.
Ad esempio, se desideri salvare tutte le fatture o bollette pagate all’intero di uno specifico device, puoi scaricare FlashJetScan oppure Genius Scan, due applicazioni che ti permettono anche di condividere il contenuto digitalizzato con altri device.
Ti basterà inquadrare con la fotocamera il documento e seguire le semplici istruzioni dell’app. Una volta salvato il documento, potrai salvare il film all’intero del percorso che, di volta in volta, puoi creare ex novo oppure su una cartella già esistente.
Alcuni Android, inoltre, hanno la possibilità di riconoscere un testo e quindi creare da sé un documento sotto forma di immagine. Per farlo, dovrai semplicemente inquadrare il foglio, aspettare che compaia in basso a destra un simbolo giallo con una “T” (a volte puoi trovare anche la scritta “scans.“) e cliccare il pulsante per fare la foto.
A questo punto sarà lo smartphone stesso a ritagliare la foto, ma potrai decidere anche tu quale parte tenere e quale no, per poi cliccare su salva documento.
I formati consigliati per salvare i la scansione di un documento
Sia il programma di acquisizione dei file digitalizzati già presente sul pc, che quelli che si scaricano online, consentono di selezionare formati diversi per salvare i tuoi file.
La scelta del formato migliore dipende dalla finalità per cui viene scansionato il documento.
Generalmente il formato pdf è quello preferito per i documenti di grandi dimensioni, in quanto perette di comprimere i file e occupare meno spazio all’interno del proprio dispositivo. Senza contare il fatto che scannerizzare in formato pdf agevola il trasferimento del documento persino tramite e-mail.
Per quanto riguarda le foto, al contrario, è preferibile usare il JPG o JPEG, perché conservano la qualità migliore dell’immagine, anche se il primo occupa uno spazio maggiore.
In base alle finalità per cui digitalizzi i documenti e salvi i file, insomma, puoi decidere se prediligere l’uno o l’altro documento.