Noleggio stampanti e fotocopiatrici: conviene davvero?

Il noleggio stampanti e fotocopiatrici è una formula alternativa all’acquisto che permette ad un’azienda di disporre del bene e di una serie di servizi correlati, dietro pagamento di un canone mensile.

Questa formula viene spesso presentata come la soluzione ideale per l’ufficio, ma non è sempre così. Chi sottoscrive un contratto di noleggio si illude di aver risolto ogni problema riguardante i dispositivi di stampa, ma in realtà si è vincolato ad un contratto pluriennale che potrebbe rivelarsi tutt’altro che conveniente.

Di seguito analizziamo in modo oggettivo e trasparente i pro e i contro del noleggio stampanti per capire quale sia la scelta più giusta da fare.

Criticità del noleggio stampanti

Chi propone il noleggio stampanti preme solitamente sui seguenti vantaggi: non prevede immobilizzazione del capitale, garantisce assistenza tecnica e fornitura consumabili (toner, tamburi, ecc.) compresa nel prezzo, estensione della garanzia fino alla fine del contratto, nessun problema di obsolescenza.

A fronte di questi vantaggi ci sono, però, delle criticità che non possono essere ignorate, prima fra tutte il costo. Il coinvolgimento dell’ente finanziario, gli interessi, il costo dell’assistenza e dei consumabili incidono abbondantemente sul canone mensile.

Al termine del contratto di noleggio, il locatario avrà pagato di più del valore effettivo del bene affittato. Se poi il recesso avviene prima della scadenza, il cliente è tenuto a corrispondere l’importo delle rate residue ed a pagare una penale specificata nel contratto. A ciò si aggiunga il fatto che alcune aziende tendono a maggiorare il piano di manutenzione incluso nella locazione.

Un’altra questione spinosa riguarda il vincolo temporale: la durata dei contratti di noleggio fotocopiatrici va da un minimo di 48 mesi ad un massimo di 60 mesi. La durata segue l’ammortamento della stampante o della fotocopiatrice che, secondo la normativa fiscale vigente, è appunto di 60 mesi. Quando è inferiore, il canone aumenta drasticamente.

Anche se le rate sono più basse, faresti meglio ad evitare i contratti superiori a tre anni perché ti bloccano in una locazione che non sai se riuscirai a sostenere nel tempo e che in futuro potrebbe non essere più adeguata alle mutate esigenze di stampa.

L’acquisto è più conveniente

Se da un lato è vero che con il noleggio fotocopiatrici non bisogna anticipare il denaro, dall’altro occorre tenere presente che è un costo fisso che non cambia, anche se diminuisce la necessità di stampare.

Da un punto di vista economico, risulta quindi più conveniente l’acquisto di un dispositivo di stampa e delle relative cartucce rispetto alla sottoscrizione di un contratto di noleggio e costo copia, soprattutto se si acquistano prodotti compatibili come quelli che trovi sul nostro sito. Tale convenienza è subordinata alla scelta del fornitore che deve saper erogare in modo puntuale l’assistenza e i consumabili per poter garantire la continuità del servizio di stampa.

Anche acquistando la stampante o la fotocopiatrice potrai godere dei servizi di assistenza e costo copia e sapere in modo chiaro e sicuro quanto andrai a spendere sottoscrivendo un contratto “full service”.

Ricordiamo che il super ammortamento 130% che incentiva l’acquisto di macchine per l’ufficio non è stato riconfermato per il 2019, pertanto gli interessati potranno usufruirne solo fino al 31 dicembre 2018.

Quando ha senso noleggiare una stampante

La convenienza del noleggio fotocopiatrici o stampanti dipende dall’uso effettivo della macchina.

Per valutare oggettivamente la scelta, dovrai tenere conto del numero di copie che stampi in un mese, del tipo di apparecchio (monocromatico, a colori, multifunzione, ecc.), del numero di dispositivi necessari, e così via.

L’assistenza tecnica, ad esempio, ha senso solo se si parla di grandi apparecchiature, ma per stampanti di basso costo è superflua.

L’affitto di un accessorio multifunzione conviene solo se si stampano migliaia di copie al mese, principalmente a colori, perché in questo caso si riescono ad ammortizzare i costi fissi di noleggio e di manutenzione. Se, invece, l’uso effettivo del macchinario è scarso, si stampano poche pagine e non si hanno particolari esigenze riguardo alla velocità di stampa, è un’opzione totalmente da escludere.

Prima di scegliere la formula del noleggio stampanti, prenditi tutto il tempo che ti serve per riflettere se ne vale veramente la pena e fai sempre un confronto con l’acquisto del dispositivo di stampa. Non credere a tutto ciò che ti raccontano i fornitori, loro traggono tanti vantaggi da questa formula (ottengono subito i soldi, sei obbligato ad acquistare da loro toner e cartucce, non hanno problemi di solvibilità grazie al finanziamento, ecc.), ma non è detto che sia la soluzione giusta per te.