Fotocopiatrice a scuola: come utilizzarla a norma di legge

La stampa o la fotocopia dei documenti cartacei rientra di norma in quelle che sono le attività di ufficio di molte realtà lavorative e la scuola, in quanto tale, non fa eccezione.

Quello delle fotocopie è un argomento delicato perché ha un impatto non indifferente su quella che è l’economia della scuola relativamente ai costi, ma che ha risvolti importanti anche sull’ecosostenibilità, visto che gli sprechi di carta non aiutano a tutelare gli alberi e la natura.

Per questo motivo, l’utilizzo delle fotocopiatrice all’interno delle scuole è sottoposto ad una stringente normativa e sottoposto al controllo amministrativo del D.S.G.A, il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi, la figura apicale posta solamente sotto al Dirigente Scolastico e a capo del Personale Ausiliario, Tecnico e Amministrativo, a cui sono demandati i compiti effettivi di porre in essere le procedure per fare le fotocopie.

Perché le fotocopiatrici a scuola sono sottoposte ad una normativa specifica?

Può sembrare una banalità a molti, del resto è modo di dire comune pensare che una fotocopia non possa incidere in maniera pesante sull’economia. Invece è bene chiarire che le fotocopiatrici, la carta e il toner utilizzate, sono risorse della scuola e vengono acquistate e utilizzate grazie ai beni pubblici: per questo motivo, razionalizzarne l’uso ed evitare gli sprechi ha il duplice scopo di garantire il corretto funzionamento della scuola e quello di non gravare eccessivamente sulle spese della collettività.

Un utilizzo corretto delle risorse economiche, infatti, è quello che permette e garantisce la riproduzione dei contenuti cartacei a mezzo fotocopia solamente per scopi didattici ovvero istituzionali; in sostanza, per tutte quelle attività che hanno lo scopo appunto di perseguire la finalità dell’istituzione scolastica: istruire gli alunni per mezzo dei docenti, i quali potranno esplicare questo compito anche a mezzo delle fotocopie, ma solo se portate avanti con raziocinio.

Da queste esigenze, appunto, nascono i regolamenti degli istituiti, i quali hanno ormai nella quasi totalità – ad eccezione di piccole realtà o scuole dell’infanzia – una fotocopiatrice funzionante.

La normativa sull’utilizzo delle fotocopiatrici e delle foto riproduzioni a scuola

In linea generale, la legge sull’utilizzo delle fotocopiatrici e del toner prevede che questo sia garantito solamente per tutte le necessità di erogazione didattica che si svolgono all’interno dell’edificio – facendo bene attenzione a chiarire il fatto che tutte le fotocopie che il docente vuole, ma per un utilizzo esterno alla didattica erogata nei locali didattici, sono a suo carico – oltre alle copie cartacee necessarie allo svolgimento delle attività dell’ufficio di segreteria, amministrativo ovvero per quello della presidenza dell’istituto.

Le copie che si vogliono eseguire a carattere personale sono bandite del tutto e l’infrazione a questa regola è pesantemente sanzionata.

Inoltre, la presenza di un apparecchio per le fotocopie all’interno della scuola pone importanti interrogativi anche sul diritto d’autore. In particolare, secondo questa normativa (in particolare l’articolo 68 e 171 al terzo comma, Legge 633/1941) non si può in alcun modo fotocopiare un libro di testo per il 15% del totale; inoltre, non è possibile fotocopiare per intero un capitolo di un libro di testo, anche se inferiore al 15% dello stesso.

L’uso delle fotocopiatrici, i documenti fotocopiabili e i consigli utili sull’utilizzo di carta e toner

Innanzitutto, in assenza di norme specifiche, i DSGA consigliano ai docenti di fare fotocopie fronte e retro, in modo da utilizzare meno carta, selezionando inoltre modalità di stampa a bassa risoluzione ove possibile per incidere meno anche sulle spese del toner; inoltre, è solitamente imposto un certo limite alle fotocopie che ogni docente può fare, stabilito secondo una scansione delle fotocopie fatte nell’ultimo anno scolastico su base quadrimestrale, tenendo anche conto della materia di insegnamento e del numero di classi che segue il docente.

Effettuare le fotocopie, inoltre, è compito esclusivo dei collaboratori scolastici che, comunque, devono essere incaricati di questa mansione al momento della presa di servizio direttamente dal DSGA; a nessun’altro è concesso l’utilizzo delle macchine fotocopiatrici, ad eccezione dell’autorizzazione diretta da parte del DSGA o del Dirigente Scolastico, che però deve dare una sensata e congrua motivazione a questa scelta. In ogni caso, anche in questo scenario, resta sempre impossibile ed escluso l’utilizzo delle fotocopiatrici da parte degli studenti e per riproduzioni dai fini personali.

Infine, ad essere fotocopiati nel rispetto delle norme sull’economicità e risparmio sono:

• Documenti necessari per lo svolgimento dei compiti in classe;
• Aiuti per gli studenti con DSA;
• Programmi per le visite guidate o circolari;
• Documenti per lo svolgimento delle attività di segreteria;
• Schemi, disegni o tabelle utili per la didattica.