Saper utilizzare e gestire i metodi di archiviazione per i documenti, che giornalmente ci passano per mano, è un atto fondamentale, e tutt’altro che semplice come ci si può pensare.
Quali documenti hanno la precedenza? Quali possono essere cestinati? Come organizzarli e quale articoli per archiviazione fanno al caso tuo?
Che si parli di bollette, contratti, o addirittura multe, tutti questi documenti fanno parte della vita di un’azienda e di una persona, andandone a tracciare la storia passo dopo passo.
Seguendo alcuni piccoli trucchi, sarà possibile tenere in perfetto ordine il tuo ufficio, lo studio o la tua casa, e sapere sempre dove trovare i documenti più importanti in maniera rapida e veloce, senza rischiare di perdere qualsiasi foglio importante e necessario.
Le tipologie di archiviazione: tradizionale o digitale?
Grazie all’avanzamento della tecnologia, anche il mondo dell’archiviazione ottiene i suoi vantaggi, a partire dalla facilità dell’utilizzo, per continuare con la sicurezza dei dati conservati, fino ad arrivare al risparmio in relazione ai costi e la sostenibilità ambientale grazie al minore spreco cartaceo.
Nel momento in cui la firma digitale ha fatto il suo ingresso nel mondo, si è resa realizzabile la possibilità di conservare in formato digitale una gran mole di documenti ed atti ufficiali, tramite computer, o anche utilizzando pendrive e dispositivi di archiviazione.
Nonostante questo, però, il cartaceo resta il metodo migliore e più preferito per la conservazione di documentazione. Questo anche a causa del fatto che non tutti, ancora oggi, riescono a disporre del giusto materiale digitale. Ciò rende il materiale di archiviazione cartaceo uno strumento ancora ampiamente richiesto ed utilizzato.
È chiaro, dunque, che digitale e tradizionale corrono di pari passo e coesistono in modo funzionale, e sembra quasi impossibile pensare all’uno senza l’altro affiancato.
Qualunque sia la tipologia utilizzata, ad ogni modo, gli strumenti di archiviazione sono l’ancora di salvezza che ci permette di non finire sommersi da una mare di scartoffie e fogli sparsi in giro. È necessario, però, come abbiamo già detto, conoscere le varie tecniche, in maniera tale da risparmiare sul tempo e sullo spazio.
In che modo organizzare un archivio e quali strumenti utilizzare
Per por godere di una giusta archiviazione, è necessario dotarsi dei giusti strumenti. Vediamo insieme quali.
Il primo strumento necessario sono le classiche buste perforate trasparenti. Esse rendono i tuoi documenti molto più resistenti e li proteggono da eventuali strappi o macchie. Questi strumenti vengono utilizzati per documenti singoli, in genere, e vengono tutti raccolti in apposti raccoglitori o faldoni.
I secondi strumenti più utili sono le cartelle e cartelline. Che siano con la molla, con anelli o semplici, esse sono pratiche e comode per poter conservare i documenti raccolti per tipologia o categoria. Come ulteriore vantaggio, esse non occupano eccessivo spazio.
Quando si parla di archiviazione, non si può evitare di nominare i raccoglitori ed i faldoni, con diverse capienze a seconda dell’utilizzo che se ne deve fare. In particolar modo, i secondi vengono utilizzati in contesti di pubblica amministrazione e sono particolarmente resistenti alla polvere.
Infine, è bene sapere che gli strumenti indispensabili per un’archiviazione perfetta sono le etichette e i nastri per etichettatrici. Grazie ad esse, infatti, è possibile organizzare e segnare ogni raccoglitore e documento, a seconda della classificazione a cui appartengono, ed aiutano a ritrovare con maggiore facilità il documento interessato.
Come organizzare l’archiviazione di documenti
Sommariamente, esistono due principali formati di archiviazione: in ordine alfabetico o in ordine numerico.
Ovviamente è chiaro che non esistono delle vere e proprie regole, considerato che le esigenze cambiano non solo da azienda a azienda, ma anche e soprattutto da persona a persona. Ma possiamo comunque vedere dei piccoli accorgimenti da poter tenere in considerazione.
Per quanto riguarda l’ordine alfabetico, soprattutto quando si tratta di archiviazioni basate sui nomi, è fondamentale stabilire e chiarire se la lettera si riferisce al nome o al cognome, fare attenzione alle sigle ed evitare l’inserimento del documento tenendo in considerazione l’eventuale articolo che precede una denominazione.
Per quanto riguarda l’archiviazione numerica, non ci sono particolari raccomandazioni. È importante, però, organizzare la classificazione dividendo anche l’interno dello stesso numero, ottenendo così una numerazione composta come, ad esempio,10, 10/b e così via.
Esistono, poi, alcune regole per la giusta conservazione dei documenti, per cui bisogna fare attenzione al luogo in cui vengono collegati, in modo che essi siano facilmente raggiungibile, pur non essendo di intralcio o eccessivamente ingombrante. Assicurati, poi, di aver utilizzato fogli di carta di qualità e che essi siano sempre protetti dalla polvere, che potrebbe addirittura danneggiare i tuoi documenti.