Come scannerizzare un documento con una stampante multifunzione HP

Hai acquistato una stampante multifunzione Hp ma non sai come configurarla e come scannerizzare un documento?

Niente paura, ti basterà leggere questo breve articolo per reperire tutte le informazioni che stai cercando per scannerizzare un documento in modo facile e veloce.

Stampanti multifunzione Hp: “All in one” per la massima flessibilità

Occorre innanzitutto dire che le stampanti multifunzione sono strutturate e predisposte per lavorare in due diverse modalità:

• Con collegamento usb ad un pc desktop dal quale, ricevendo i dati ed i documenti, si comportano come semplici stampanti o scanner in locale;
• In maniera indipendente, svolgendo la funzione di scanner/fotocopiatrici, senza quindi la necessità di agire da un computer.

Come scannerizzare un documento con stampante HP: inizia con l’installare il dispositivo

Prima di capire come scansionare un documento, bisogna fare un passo indietro. Una delle prime cose da fare, infatti, una volta portata a casa e collegata alla presa di corrente la nostra stampante multifunzione Hp, è sicuramente quella di installarla sul nostro computer.

Attenzione: non dobbiamo ancora collegarla fisicamente, lo faremo più avanti.

Nella confezione sarà certamente incluso il CD contenente tutto il software necessario per la completa installazione e gestione della nostra stampante con scanner multifunzione.

In alcuni casi, il produttore includerà anche suite di elaborazione foto o per la creazione di calendari personalizzati, biglietti da visita, cartoline di auguri e molto altro. Nonostante non siano essenziali per il funzionamento del dispositivo, potrebbero tornare utili in molte circostanze.

Dopo aver inserito il CD nel computer, seguiremo passo passo le indicazioni che ci verranno fornite nella procedura guidata.

Una volta installati i driver, ci verrà chiesto di collegare al pc la multifunzione: una volta fatto, avvertiremo il classico suono di una periferica usb che viene collegata.

A questo punto, nella sezione “dispositivi e stampanti” del pc, sarà possibile visualizzare la nostra multifunzione Hp, installata e pronta per scannerizzare documenti. Non ti servirà altro che procedere con l’installazione delle cartucce HP in caso di inkjet, o dei toner HP nel caso di multifunzione laser.

Come faccio a scansionare i documenti: come usare un dispositivo locale

Se vogliamo scansionare un documento e quindi digitalizzare un foglio, in modo da renderlo disponibile sul computer ove abbiamo appena installato la stampante, dobbiamo seguire questi pochi e semplici passi:

• Posizionare il documento sulla superficie di scansione, o sul vassoio dell’alimentatore automatico di documenti “ADF”; nota: se l’ADF non è presente, per la scansione di documenti consistenti in più fogli, dovremo effettuare più acquisizioni delle singole pagine dalla superficie di scansione;
• Aprire il programma per l’acquisizione di documenti denominato “Hp scan & capture” (se non fosse disponibile, è possibile scaricarlo ed installarlo dal sito HP, sezione supporto); dal menù impostazioni della maschera che apparirà, selezionare la multifunzione Hp che apparirà tra i dispositivi disponibili;
• Facendo clic su “opzioni scansione documento“, potremo scegliere tra vari settaggi di scannerizzazione quello a noi più consono (ad esempio il formato che dovrà avere il file della scansione);
• Faremo, quindi, clic fuori dal menù impostazioni e, successivamente, su “acquisisci documento/foto“; quando la scansione sarà terminata, faremo clic sul tasto “Salva“.

Portandoci nella cartella di destinazione, troveremo il file appena creato pronto all’uso.

La stessa operazione sopra descritta può essere svolta anche direttamente dal pannello di controllo della multifunzione HP: andando nella funzione scanner, sarà possibile anche da qui, scegliere diverse opzioni; il file, dopo la scansione, potrà essere inviato alla directory predefinita del computer.

Ecco quindi come scannerizzare un documento su stampante HP in modo semplice e veloce.

Un’altra strada percorribile per scansionare un documento da pc è la seguente:

• Andare nella sezione “dispositivi e stampanti” del pc;
• Fare doppio clic sulla stampante multifunzione;
• Dalla maschera che si aprirà, selezionare le impostazioni desiderate e fare clic su digitalizza (o su anteprima per avere un’idea di come verrà scansionato il documento).

Questa procedura, renderà disponibile qualche opzione in meno, ma sarà lo stesso rapida ed efficace.

Altre soluzioni per scannerizzare un documento

In caso tu non voglia scaricare un’applicazione dell’HP, puoi in alternativa utilizzare anche il programma integrato in Windows, ti basterà cliccare su “Fax e Scanner“. Questo strumento è facile e veloce e, oltretutto, è gratis e può funzionare senza nessun altro programma da affiancarli.

Anche in questo caso, basterà aprire l’applicazione, cliccare su nuova digitalizzazione e settare tutte le impostazioni come profilo, colori ed il formato del file. Fatto questo, basterà cliccare su digitalizza ed aspettare il risultato.

Nel caso, invece, devi utilizzare lo scanner stampante HP su MacOS, devi innanzitutto aprire lo store di Apple e scaricare l’applicazione HP Smart for Desktop. Una volta installata, basterà seguire le stesse indicazioni generale di cui ti abbiamo parlato prima: i passaggi infatti sono praticamente uguali.

Scansionare in rete: come si scannerizza un documento in questo caso?

Quasi tutte le stampanti multifunzione hanno ormai la possibilità di collegarsi e lavorare anche sulle reti Wi-Fi, anche quando si tratta di scannerizzare un foglio; questo ci permette di condividerle, rendendole fruibili da tutti i dispositivi che saranno connessi alla nostra rete domestica, senza l’uso di cavi ethernet: una bella comodità.

Se non disponessimo di questa funzionalità, possiamo ottenere lo stesso risultato con un normale cavo di rete, collegando il router alla porta “RJ45” del dispositivo.

La multifunzione Hp, non appena accesa ed ultimata la fase di inizializzazione, effettuerà in automatico una scansione delle reti Wi-Fi disponibili; quando avremo riconosciuto la nostra rete, basterà selezionarla, ed inserire la relativa password: la stampante effettuerà l’autenticazione ed in automatico ci confermerà l’avvenuta connessione.

Nulla di più semplice.

Se dovessimo avere problemi di collegamento, sarà bene verificare che le impostazioni della multifunzione siano corrette: in particolare, occorrerà verificare che sia abilitata la funzione “DHCP” (permette al router di assegnare automaticamente l’indirizzo IP alla stampante).

Per inviare i file delle scansioni alle cartelle condivise, si dovrà prima settare sulla stampante il percorso della cartella desiderata, verificando che questa risulti condivisa e, quindi, accessibile alla stampante.

Utenti più esperti nel campo delle reti avranno la possibilità di settare manualmente indirizzo IP, subnet mask, indirizzo del gateway e server DNS dal menù della stampante.

Qualora necessario, si potrà infatti assegnare un IP “statico” all’apparato (cioè invariabile), in modo da poterlo riconoscere e raggiungere all’interno della rete domestica in maniera univoca.

A questo punto, direttamente dal pannello di controllo della stampante, avremo diverse possibilità: inviare il file scansionato ad un computer, una cartella condivisa, ad una chiavetta usb o con una e-mail.

Alla portata di tutti

Come abbiamo potuto vedere, la procedura per capire come si fa a scannerizzare un documento con una stampante multifunzione HP è davvero semplice ed alla portata di tutti, richiedendo minime conoscenze informatiche e tecniche.

Ricordiamo, qualora possano sorgere ancora dubbi, che è sempre bene consultare il manuale d’uso del dispositivo: in particolare nella sezione “domande frequenti”, potremmo avere già a disposizione la soluzione per la corretta scansione documenti.