All’interno degli uffici, il costo della cancelleria è un’incognita da non sottovalutare perché molto spesso rischia di tramutarsi in un vero e proprio boomerang che può fare lievitare le spese con un impatto non indifferente sui guadagni e sul fatturato.
Risparmiare sulla stampa all’interno dell’ufficio è il primo punto a cui fare attenzione. Non è rara, infatti, le situazioni in cui molti costi dipendano dalle attività di produzione di documenti cartacei, nuovi o fotocopiati che siano. Specie negli uffici che si occupano di produrre diversi documenti, oppure fornirli al pubblico sia a scopo informativo che lavorativo, a fine giornata è molto probabile il rischio di consumare interamente una risma di carta.
Il costo della stampa è subdolo: molto spesso è invisibile e ce ne si rende conto soltanto dopo diverso tempo, quando arrivano gli estratti economici del conto corrente bancario. La stampante, infatti, è uno strumento molto utile e indispensabile, ma non per questo bisogna permettere a questo aspetto di drenare senza limiti il budget aziendale. Inoltre, anche l’aspetto ambientale non è da sottovalutare: consumare carta e inchiostro ha un impatto ambientale di un certo rilievo.
Di seguito è possibile leggere alcuni consigli che, se sfruttati a dovere, permettono di risparmiare cifre considerevoli sulla stampa di documenti, ottenendo comunque un’ottima qualità e un risultato soddisfacente.
Risparmiare su cartucce e toner nei piccoli uffici
Uno dei primi costi quando si stampa su carta è correlato, naturalmente, all’utilizzo dell’inchiostro. A prescindere che si tratti di cartucce o toner, è possibile ottimizzare le spese relative a questo aspetto.
Per prima cosa, l’opportunità migliore per risparmiare sulla stampa negli uffici è scegliere cartucce e toner rigenerati o compatibili, anche per la stampa a colori, oltre che quella in bianco e nero.
Le cartucce rigenerate e quelle compatibili offrono comunque un’elevata qualità e hanno prezzi ridotti, concretizzando in maniera netta ed efficace il rapporto qualità\prezzo a cui si deve tendere quando si è a capo di un’azienda.
Nello stesso senso, esistono anche toner ad alto rendimento: si tratta di prodotti più costosi rispetto a quelli rigenerati, tuttavia hanno il vantaggio di ottimizzare il consumo di inchiostro direttamente in fase di stampa.
Risparmia sulla corrente elettrica
La corrente elettrica influisce direttamente sui costi di stampa: il funzionamento di ognuna di queste macchine, infatti, dipende dal consumo di energia.
Per risparmiare sulla bolletta elettrica, la cosa migliore è centralizzare i processi di stampa (utilizzando un solo macchinario invece che tanti diversi), selezionando anche un gestore di corrente elettrica che offra una tariffa vantaggiosa.
Inoltre, in questo modo puoi comprare solamente un tipo di toner, ottenendo uno sconto sulle grandi quantità in fase di ordine.
Acquista stampanti ad alta efficienza e basso consumo
Il consumo derivante dalla stampa nei piccoli uffici dipende anche dagli strumenti utilizzati per questo scopo: stampanti molto vecchie e obsolete, ad esempio, hanno bisogno di maggiore energia elettrica per funzionare.
Con soluzioni come le stampanti multifunzione laser, ad esempio, è possibile ottenere una qualità di stampa superiore anche con impostazioni qualitativamente più basse senza consumare toner o corrente elettrica in eccesso. Si tratta di un investimento che vale la pena compiere.
Utilizza font e imposta modalità di stampa fronte e retro
Non tutti lo sanno, ma come spesso abbiamo detto il tipo di font influisce direttamente con la quantità di inchiostro utilizzata.
Molti dei preset per documenti utilizzati in ufficio – come il Times New Roman e l’Arial – sono molto gradevoli alla vista, tuttavia i ghirigori che possiedono portano la stampante a richiedere più inchiostro alla cartuccia.
Dei font di scrittura che permettono di risparmiare sulla stampa nei piccoli uffici sono i Font Serif e quelli Sans Serif. Da un punto di vista visivo sono più razionali perché non hanno fronzoli, inoltre sono molto più facili da leggere.
Allo stesso modo, è una buona idea imporsi (e imporre ai colleghi) l’utilizzo di una stampa fronte e retro per i documenti che lo permettono, ad esempio quelli a uso interno oppure per comunicazioni non ufficiali.
In questo modo è possibile risparmiare il 50% della carta per ogni coda, ottenendo allo stesso tempo due vantaggi: il primo è quello economico, mentre il secondo è quello ambientalista perché saranno abbattuti meno alberi per realizzare carta.