A volte si attiva la stampante, praticamente sicuri di avere a disposizione le cartucce piene o il toner nuovo, ma ci si accorge che invece i livelli sono pericolosamente bassi, segno che evidentemente qualcuno ha fatto un uso forse eccessivo della risorsa condivisa in casa o in ufficio.
Che si tratti di ragazzi che non sanno ben gestire un budget domestico o di un collaboratore che approfitta dei grossi volumi per nascondere qua e là qualche documento privato che non può stampare a casa, oltre a essere un costo, il picco di stampa può risultare anche un problema logistico, perché ti obbliga ad effettuare sostituzione dell’ultimo momento degli inchiostri per non restare senza.
Ci sono alcuni sistemi per controllare i picchi di stampa in ufficio, rendendo così meno gravosi i costi, ma soprattutto evitando i colli di bottiglia nelle ore critiche.
Limitazione oraria
La regola vuole che chi stampa di nascosto lo fa quando è sicuro di non essere scoperto. Per questo, se non si vuole utilizzare una limitazione che preveda un login o un codice pin con profilo per usare la stampante, lasciandola più libera durante la giornata, è sufficiente utilizzare una limitazione oraria disponibile su Windows.
Il procedimento è molto semplice. Basta cliccare sul tasto Start e selezionare Dispositivi e Stampanti nella barra Win. Si apre una schermata che contiene tutti gli oggetti connessi al PC, come schermi, hard disk, scanner e stampanti e si seleziona quella che dovrà essere utilizzata come default.
A questo punto, con il tasto destro del mouse si va sulla scheda delle Impostazioni Avanzate, dove si apre un pannello intuitivo che contiene varie voci.
Qua bisogna scegliere “Disponibile Da…A” che ci fornisce le fasce orarie che possono essere stabilite al minuto. In questo modo, se si cerca di effettuare una stampa fuori orario, apparirà un messaggio di errore che segnala che in questo momento la stampante non è disponibile e che il foglio sarà aggiunto alla coda di stampa.
Questo, però se si è scelto nel passaggio precedente l’opzione sotto le voci dello spooler, che alla riattivazione i documenti saranno tutti riavviati, altrimenti rimane in attesa fino allo sblocco manuale.
In questo modo è facile effettuare un’ispezione della coda di stampa e bloccare tutti i fogli non necessari. Questo limita i picchi e gli sprechi.
I primi sono semplicemente gli eccessi di volume che rischiano di bloccare la stampante per troppo tempo e che potrebbero essere spostati semplicemente più in là quando c’è meno rischio di rallentare i lavori in ufficio, dopo i task più urgenti.
I secondi sono un problema che incide sul budget e che può costare non poco sotto forma di fogli, toner e inchiostro.
Aggiungere una password
Un altro sistema per limitare i picchi stampa e controllarli indirettamente è quello di aggiungere una password per accedere alla stampante condivisa o di rete.
Si può utilizzare questo metodo sia in ufficio sia in casa e, a seconda del panel di controllo, ci sarà a disposizione un pin numerico, un po’ come lo sblocco di un cellulare oppure una password con diversi gradi di accesso.
Non tutte le stampanti supportano questa modalità, ma in base al profilo utente è possibile limitare sia il numero di fogli massimo disponibile oppure monitorarlo, sia la quantità di task di stampa accettati da parte dell’utente.
Nel primo caso sarà possibile utilizzare soltanto un certo numero di pagine, al di sopra delle quali la stampante deve essere riattivata da un amministratore, mentre nell’altro continuerà a stampare fino alla fine del documento, dopodiché si disabiliterà in attesa del permesso da parte di un utente di grado superiore che, con la sua password, consente alla macchina di riprendere a lavorare in maniera ordinaria.
Purtroppo c’è da aggiungere, però, che in un ambiente di ufficio questo tipo di approccio può risultare abbastanza scomodo, perché richiede continuamente l’attivazione della stampante da parte dell’incaricato e questo potrebbe generare un po’ di malcontento tra tutti i collaboratori che, invece, stanno utilizzando in maniera assolutamente regolamentare il dispositivo.