Al giorno d’oggi potremmo essere tentati di pensare che la rivoluzione digitale ci porti a dover completamente rivedere il nostro modello lavorativo. Nello specifico, la crescente digitalizzazione e relativa archiviazione dei documenti professionali, amministrativi e contabili ha certamente comportato un cambio di paradigma molto importante.
Tuttavia, come sanno tutti coloro che si sono rapportati, anche raramente, con gli uffici pubblici, la necessità di avere documenti in formato cartaceo è ancora molto presente. Inoltre, poter avere dei supporti fisici dei propri documenti importanti rappresenta un aspetto cruciale per contare su un back-up che previene potenziali perdite o hackeraggi dei propri dati digitali.
Vediamo di seguito quali sono i motivi per cui tenere organizzati i propri documenti cartacei e quali sono i vantaggi che derivano dalla scelta di articoli per l’archiviazione davvero funzionali.
1. Consultazione più rapida e maggiore efficienza
Gli articoli per archiviazione sono fondamentali per tutti quegli studi professionali come quelli legali, notarili, medici e in generale per tutti i reparti amministrazione e contabilità delle realtà commerciali, a prescindere dalle singole dimensioni. Attraverso la scelta di un giusto strumento per l’archiviazione, che deve avvenire in funzione alle necessità lavorative, si potrà godere di una maggiore efficienza nei processi.
Spesso, infatti, queste professionalità hanno bisogno di consultare le pratiche archiviate durante lo svolgimento del proprio lavoro. Ecco, dunque, che avere a disposizione un raccoglitore, che permette di identificare in velocità il contenuto, risulta davvero molto importante.
2. Supporto di back-up per i tuoi documenti digitali
Come abbiamo anticipato, oggi è necessario digitalizzare tutti i propri documenti al fine di adattarsi a transazioni e operazioni sempre più virtuali. Per legge è obbligatoria la conservazione digitale di tutti i documenti di un’azienda, un aspetto che però non ha sostituito la necessità della duplice conservazione sostitutiva, che viene incontro sia a quanti devono ancora digitalizzare tutto il proprio archivio, sia a coloro che vogliono avere un back-up fisico.
Oltre alle necessità professionali, per cui l’archiviazione dei documenti è regolamentata dal legislatore, anche a titolo personale è utile avere una doppia copia cartacea di documenti, contratti e molto altro. Per questo motivo, anche in ambito domestico, un articolo per archiviazione può rivelarsi indispensabile.
3. Uno spazio ben organizzato, anche a casa
Il lavoro da casa è ormai realtà non più solo per i freelance, bensì per una fetta sempre più grande di dipendenti, che prima erano abituati a poter contare sulle comodità degli articoli per archiviazione disponibili nel proprio ufficio. Soprattutto nell’ottica di tenere organizzati i propri documenti, anche all’interno di un ambiente domestico nel quale si è dovuto ricavare in poco tempo un home office funzionale, gli strumenti per l’archiviazione si dimostrano davvero fondamentali.
4. Versatilità per la conservazione di vari formati
Sulla base dei documenti che devi archiviare, avrai varie opzioni tra cui scegliere, quali cartelle, cartelline, faldoni e registratori d’archivio. Punta su modelli di ottima fattura ed a prezzi competitivi: leggendo le caratteristiche di ogni articolo per l’archiviazione, ti sarà molto più semplice individuare quello che maggiormente si adatta alle tue specifiche esigenze.
Esistono alcuni criteri da tenere in considerazione prima della scelta. Se si tratta di pratiche da consultare spesso, le cartelle non ingombrano e possono essere comodamente conservate sulla scrivania. Al contrario, se i documenti andranno riposti per lunghi periodi, senza necessità di consultazione frequente, meglio puntare sui faldoni o sui registratori d’archivio.
Oltre alla tipologia e al formato dei documenti da archiviare, anche lo spessore del dorso andrà valutato sulla base della quantità di documenti da inserire.
Infine, va valutato il materiale con cui è realizzato un supporto: nel caso di documenti da sottoporre a lunga archiviazione, meglio preferire strutture resistenti, come quelle dei faldoni o dei registratori.
5. Proteggere le tue preziose collezioni
Qualora tu sia un collezionista di oggetti antichi, pregiati o rari, come magari lettere, mappe, francobolli, monete o molto altro, sarà fondamentale acquistare degli articoli per l’archiviazione dei tesori, magari raccolti negli anni con passione e dedizione. I raccoglitori di vari formati, le buste di plastica e i porta progetti sono strumenti indispensabili non solo a livello lavorativo, bensì anche per quanti vogliono preservare il valore affettivo ed economico del proprio materiale da collezione, con la corretta strumentazione.