No agli intoppi e all’eccesso di consumi nell’utilizzo delle stampanti
La stampante multifunzione è un accessorio di vitale importanza per il lavoro del tuo ufficio.
A prescindere dalla tipologia dei servizi offerti, c’è bisogno che le procedure di stampa non vadano incontro a rallentamenti o intoppi, come in un meccanismo sempre oliato a dovere.
Oltre all’efficienza, un fattore cui dovresti prestare molta attenzione è quello dei consumi, in modo che questi ultimi non divengano una voce troppo onerosa all’interno delle spese generali.
Qui di seguito 4 trucchi per un utilizzo più funzionale e sostenibile delle stampanti multifunzione del tuo ufficio.
Stampare il più possibile con la modalità fronte-retro
La voce “consumi” nel contesto dell’uso della stampante multifunzione è rappresentata dalle cartucce impiegate per stampare brochures, prospetti, fogli excel, grafici e documenti vari, ma anche dal numero di fogli utilizzato.
Per quanto riguarda l’inchiostro verrai edotto a breve, relativamente ai fogli puoi ricorrere a un trucco molto semplice per ridurne il consumo, ovviamente laddove possibile: la stampa fronte-retro.
Questo sistema, ovvero l’utilizzo di entrambe le facciate del foglio per prove di stampa o altri documenti dove questa modalità possa essere applicata, ti farà risparmiare fino al 50% del budget stanziato per acquistare le risme di fogli per le stampanti multifunzione.
Lavorare sui caratteri e altre impostazioni di stampa per risparmiare l’inchiostro
Come in ogni ufficio, anche nel tuo si effettua sicuramente un numero notevole di stampe a seconda dei servizi specifici e dei clienti o delle amministrazioni cui sono rivolti. Ne consegue un consumo ingente di cartucce di inchiostro affinché le stampanti multifunzione possano essere utilizzate in ogni momento e, soprattutto, al 100% della loro funzionalità.
Anche in questo caso, tuttavia, puoi ricorrere ad un escamotage per limitare almeno in piccola parte la quantità di inchiostro.
A meno che non si tratti di documenti particolari, che devono essere obbligatoriamente stampati con un carattere specifico, per tutto il resto puoi optare per un tipo di font più sottile. Con questo trucco sei in grado di risparmiare tra il 10 e il 40% dell’inchiostro utilizzato in condizioni normali.
Ci sarebbero poi altri stratagemmi di questo tipo, come la scelta di un carattere più piccolo o l’impostazione della modalità di stampa “a bassa risoluzione”, che pur avendo un impatto minore rispetto al precedente possono concorrere, nel loro piccolo, a contenere ulteriormente i costi.
Usare l’anteprima di stampa: un risparmio di inchiostro ma anche di tempo
Quando realizzi una stampa, devi sempre mettere in conto che accada qualcosa di imponderabile come una piccola “sbaffatura” d’inchiostro che ti costringa a cestinare il foglio e a stampare da capo.
Mettiamo invece che un tuo dipendente, scrivendo un documento di testo, incappi fortuitamente nel cosiddetto “refuso” e, non accorgendosene inizialmente, effettui la stampa del documento.
Qual è la differenza tra i due casi? Il primo non può essere evitato in alcun modo, mentre al secondo si può porre un rimedio. Quale? Uno strumento che si chiama “anteprima di stampa“.
Chiunque, all’interno del tuo ufficio, deve ricorrere all’anteprima di stampa prima di stampare un testo o altri documenti che possono essere suscettibili di errori fortuiti. In questo modo, accorgendosi immediatamente dell’errore, quest’ultimo può essere corretto prima che la stampante entri in funzione.
Quali sono i vantaggi che puoi ottenere? Intanto, un risparmio di fogli e di inchiostro che altrimenti andrebbero sprecati. In secondo luogo, il risparmio di quel tempo buttato via per effettuare una seconda stampa. Una manciata di secondi, potresti obbiettare. Se li moltiplicassi per il numero totale dei tuoi dipendenti e per la percentuale di refusi che capitano durante la scrittura, ti accorgeresti che questi secondi potrebbero diventare tranquillamente decine di minuti.
Quando possibile staccare la spina delle stampanti multifunzione
Sarai sicuramente a conoscenza del fatto che certi dispositivi siano in grado di consumare energia anche in modalità stand-by o addirittura da spenti.
Un caso emblematico che ti interessa da vicino è quello dello scanner, accessorio presente nelle stampanti multifunzione del tuo ufficio. A dispositivo acceso il consumo è di 9,6 Watt, contro i 2,48 Watt a dispositivo spento e il 26% del consumo totale nella modalità stand by.
Di conseguenza l’escamotage di staccare le singole spine o di spegnere o scollegare le prese multiple a cui sono collegate le stampanti multifunzione a fine giornata lavorativa ti garantisce un considerevole risparmio energetico.